En los últimos meses estuve probando una herramienta web de colaboración y capacitación virtual, que aprovecha los últimos avances en desarrollos de mundos virtuales. La plataforma se llama Venuegen (www.venuegen.com) y a diferencia de los más conocidos grids virtuales 3D (Second Life, Opensim, etc), en lugar de tratarse de "mundos" donde uno puede moverse libremente dentro de los límites espacio-virtuales de la red, en este caso se trata de "escenarios" en los cuales se lleva adelante la reunión, conferencia, presentación, training, etc. La gran diferencia entre unos y otros, es que en el tipo de entornos virtuales de colaboración 3D como el que probamos, uno sólo puede moverse dentro del "venue" o "lugar" donde se encuentra (ya sea un aula, un auditorio, un yate, una sala de reuniones, un stand de una feria, etc).
Para terminar con la explicación del tipo de entorno virtual de Venuegen, es muy importante a los efectos de la posible implementación para su uso en una empresa, que desde el punto de vista del costo es mucho más asequible que otras soluciones, que si bien también son mundos virtuales acotados a escenarios, esos escenarios se crean ad hoc para una empresa en particular, de manera customizada y ciertamente con mayores niveles de seguridad. Un ejemplo de este tipo de herramientas es Protosphere, que acaba de cerrar un acuerdo con Microsoft para integrar su plataforma de colaboración virtual con Linc, la suite de colaboración de Microsoft. Estas soluciones tienen un costo elevado para la mayoría de las organizaciones, mientras que el uso de Venuegen tiene un abono mensual mucho más económico.
Para enmarcar la revisión de Venuegen que hicimos, se realizaron dos jornadas de capacitación en momentos diferentes, en dos escenarios diferentes. Un primer día se hizo en un aula de Universidad (ese era el Venue) y en la segunda clase se hizo en una sala de reuniones mas pequeña. El contenido fue una presentación de un caso de negocios (el mismo contenido en ambos casos), y en ambas situaciones hubo alumnos presentes, los cuales no formaban parte del cuerpo académico a cargo de la revisión de la plataforma.
Los puntos que formaron parte de nuestra revisión son los siguientes:
1) Dificultad Técnica de Instalación: Venuegen es realmente simple de instalar. Al tratarse de una herramienta basada en web, no es necesario instalar más que un plug-in en el navegador y simplemente ingresar al sitio, registrarse con el usuario / password, y solicitar ingresar a la reunión en la uno fue invitado. En algunos casos nos sucedió que la carga del venue, el avatar y el entorno puede tardar varios minutos, pero la experiencia de instalación es muy amigable y simple.
2) Requerimientos Hardware: los requerimientos son los mínimos necesarios de cualquier laptop hogareña actual. Se ha buscado que no hubiese grandes requisitos, particularmente desde la placa de video, que es la que reproduce el entorno virtual. En un caso puntual hubo un problema de visualización, pero era una PC de varios años. En líneas generales, entendemos que el hard no debería ser un obstáculo. El punto más importante en cuanto a los requerimientos técnicos es el ancho de banda de la conexión a internet, lo que permite mantener la voz sobre IP y los elementos que se estén visualizando en cada momento (powerpoint, videos, sesiones web, etc) siendo esta interacción en tiempo real, y sumando claramente al engagement de los participantes.
3) Navegadores Soportados: probamos la herramienta con Firefox y con Explorer. Unicamente tuvimos problemas con Explorer 9 en algunos vínculos que no funcionaban. Nos informaron que IE 9 tendrá soporte en el próximo release a fin de este mes.
4) Diversidad de Escenarios: tal vez este sea, junto con las herramientas disponibles para usar en las reuniones, el punto más alto de Venuegen. La gran cantidad de escenarios ya diseñados, con un alto grado de realismo y detalles, permite sentirse inmerso en la situación desde el inicio de la experiencia. Existen teatros, aulas, salas de diferentes tamaños y hasta un yate para poder reunirse de manera virtual, pero más informal. Todo esto suma a minimizar la distancia, y separar a Venuegen como una gran opción frente a plataformas 2D.
5) Coordinación de las Actividades: para poder coordinar las actividades o reuniones, Venuegen tiene un scheduler que permite agendar reuniones, duración, lugar, etc y gestionar las invitaciones a los participantes. También permite hacer seguimiento de los registros de los participantes, y cada cambio en la agenda es informado automáticamente vía mail. Es una herramienta muy amigable y fácil de usar.
6) Avatares y Personas: otro punto importante a los efectos del realismo de las actividades y la colaboración, es que uno sienta realmente que se encuentra presente. Para esto, que el avatar o la persona en la que estamos representados en el entorno virtual 3D sea parecida a nosotros, es crítico. Para esto, Venuegen permite subir fotos de nuestra cara y de manera automática, genera un avatar con nuestros rasgos. Posteriormente, uno puede mediante un vestuario de ropas y accesorios limitado, pero suficiente, terminar de customizar nuestra persona virtual.
7) Herramientas de Comunicación: este punto es el más importante para las Empresas. Venuegen permite el uso de todas las herramientas a las que estamos acostumbrados en plataformas 2D (GotoMeeting, Webex, etc), pero sumando todo el valor de acercarnos a una situación presencial. Tanto powerpoint, pdf, documentos word, videos, sesiones web, etc pueden ser visualizados en las pantallas principales de cada escenario. Adicionalmente, también existen pizarras disponibles, y la posibilidad de trabajar con colores y formas por encima de los documentos que son presentados. Todo esto, online y pudiendo cargarlo previamente al inicio de cada reunión, para asegurar que la disponibilidad, integración y la velocidad de uso, sea óptima.
8) Facilidad de Uso: para los usuarios que no son host (el que organiza la reunión o training), el período de asimilación de las funcionalidades y uso de la herramienta es relativamente corto. Desde nuestra experiencia, dar 10 minutos al inicio del primer encuentro para indicar la forma de moverse en Venuegen, es un tiempo muy bien invertido. Saber como sentarse, como enfocar en algo, como hacer zoom, como hablar, como chatear, levantar la mano para hacer una pregunta, etc. son acciones muy fáciles de aprender y que luego incrementan la satisfacción con la inmersión virtual.
9) Facilidad de Colaboración y Engagement: en este punto es donde Venuegen es muy superior a otras herramientas 2D. La posibilidad de interactuar con terceros presentes en la reunión o capacitación es realmente muy satisfactoria, estando mucho más cerca de la experiencia presencial, que de la dispersión que suele acompañar a los entornos 2D. Uno efectivamente "está" presente en el lugar y eso facilita mucho al momento de enfocar en un contenido o trabajar en conjunto sobre un tema.
10) Costo: en cuanto al costo, el mismo tiene que ver con la cantidad de hosts que pueden organizar reuniones, y la cantidad de participantes que se requieran. Como ejemplo, una reunión de hasta 5 participantes más el host, todas las veces que se quiera durante un mes, tiene un costo mensual de USD 49,-. Si necesitamos hasta 10 participantes, el costo mensual es de USD 99, - y si es para hasta 30 participantes, USD 299,-.
En resumen, Venuegen es un avance claro respecto a las herramientas de colaboración y capacitación a distancia 2D. Si bien hay funcionalidades que no están tan consolidadas, su uso es confiable y el soporte de la herramienta es muy rápido (se verá si esto cambia a medida que la base de usuarios aumente).
Mayor información: www.venuegen.com
